建設(shè)工程領(lǐng)域法律實務(wù)中，無論非訴的索賠結(jié)算，還是仲裁訴訟中的裁判，工程文件均為辨清雙方權(quán)利義務(wù)的重要依據(jù)。如何保證此類文件的效力，在工程管理和法律實務(wù)角度，都是十分重要的問題。

　　依據(jù)國家行政管理規(guī)定，工程項目完工后，需依據(jù)檔案管理的要求對工程文件進(jìn)行歸檔提交。因而，符合歸檔要求/已歸檔的工程文件，自然更易于被雙方及裁判方認(rèn)可。

　　本文依據(jù)工程檔案管理課程的聽課筆記為基礎(chǔ)進(jìn)行擴(kuò)展，梳理了現(xiàn)行調(diào)整工程檔案領(lǐng)域的法律規(guī)范，另加入了筆者接觸過的幾個實務(wù)案例及思考，意在拋磚引玉。

　　一、工程檔案基礎(chǔ)知識

　　1.工程檔案的概念

　　從行政管理角度，工程檔案與城市建設(shè)檔案的概念有所重合，本文僅涉及兩者相同含義，因而簡化等同，不做辨析。

　　《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定(2001修正)》第二條第二款將城市建設(shè)檔案(簡稱“城建檔案”)定義為：“在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料”。其具體內(nèi)容涵蓋：(1)城市建設(shè)勘測、建設(shè)規(guī)劃檔案;(2)城市建筑工程檔案：含民用建筑工程、市政公用工程、交通運輸工程、水利工程、城市戰(zhàn)備工程;(3)城市建筑系統(tǒng)科研、設(shè)計檔案。

　　2.工程檔案的歸檔依據(jù)

　　工程檔案的編制及歸檔的法律依據(jù)與其工程性質(zhì)相關(guān)：工業(yè)、民用建筑工程檔案，依據(jù)《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》提交城建檔案館;對于市政基礎(chǔ)設(shè)施工程，如城市范圍內(nèi)道路、橋架、廣場、隧道、公共交通、排水、供水、供氣、供熱、污水處理、垃圾處理處置等工程，工程檔案由《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》予以規(guī)范;對于城市地下管線工程，如城市供水、排水、燃?xì)?、熱力、電力、電信、工業(yè)等的地下管線及相關(guān)的人防、地鐵等工程，工程檔案由《城市地下管線工程檔案管理辦法》予以具體規(guī)范。

　　除此之外，城建檔案館有權(quán)依據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》第六條的規(guī)定，主動搜集城市建設(shè)、規(guī)劃行政主管部門形成的城市建設(shè)基礎(chǔ)資料，如：城市歷史資料、自然資料、技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料、相關(guān)的政策法規(guī)資料等。

　　3.工程檔案的載體及歸集

　　工程檔案的歸集由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，其應(yīng)在主合同中明確檔案編寫歸集的相關(guān)的要求;檔案中具體文件內(nèi)容由施工單位編寫，之后交由建設(shè)單位。如為總承包模式，由總承包單位負(fù)責(zé)搜集齊全各個分包單位的工程文件后再交由建設(shè)單位。建設(shè)單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和法人代表在已組卷成冊的工程文件上簽字蓋章，再向城建檔案館提出檔案驗收申請及卷宗移交申請。

　　工程檔案的外部表現(xiàn)形式有紙質(zhì)檔案、聲像檔案(如照片、錄像)、電子檔案(如CAD圖紙、與紙質(zhì)檔案一致的掃描件等)。通過卷宗內(nèi)的卷內(nèi)備考表能夠初步知曉檔案涵蓋的文件類型、具體數(shù)量，以便于查詢利用的快速實現(xiàn)。

　　二、工程檔案在實務(wù)中的重要性

　　1.是政府部門行政管理中的明確要求

　　《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第十七條規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案。

　　具體程序為：核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，建設(shè)單位到工程所在地規(guī)劃分局或者行政許可中心填寫工程檔案登記表、領(lǐng)取檔案報送責(zé)任書。對符合條件、需要列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織竣工驗收前30日，提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收。建設(shè)單位在取得工程檔案認(rèn)可文件后，方可組織工程竣工驗收。工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向城建檔案館提交工程檔案。

　　上述程序為建設(shè)主管部門的行政管理要求，如違反上述規(guī)定，行政機(jī)關(guān)有權(quán)責(zé)令改正，并處以罰款。

　　2.是參建各方履行質(zhì)量保證的客觀載體

　　筆者結(jié)合建設(shè)的不同階段，對參建各方負(fù)責(zé)編制的歸檔文件作出以下概括。更詳細(xì)的內(nèi)容可以參照《天津市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)程》或其它地方建設(shè)行政主管部門制定的文件。

　　§ 建設(shè)單位前期文件：項目立項、征地拆遷、勘察、招標(biāo)承包合同、工程開工、重要會議記錄等

　　§ 勘察設(shè)計文件：工程水文、地質(zhì)勘探報告及地質(zhì)圖;消防等設(shè)計文件;結(jié)構(gòu)設(shè)計計算書等

　　§ 施工文件：施工定位測量、地質(zhì)勘探資料;工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監(jiān)測記錄;焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄;圖紙會審、變更設(shè)計通知單;工程質(zhì)量檢查、評定資料

　　§ 隱蔽工程驗收記錄;單位或子單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄等工程質(zhì)量事故報告及處理記錄;設(shè)備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄

　　§ 監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)程;監(jiān)理管理資料;合同管理、文件、協(xié)調(diào)文件;監(jiān)理工作記錄;竣工驗收資料;備忘錄、報告、會議紀(jì)要;施工質(zhì)量分析;

　　§ 竣工圖：總平面圖;建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖;大型設(shè)備基礎(chǔ)竣工圖;電力、照明、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監(jiān)控、電梯等專業(yè)竣工圖;建設(shè)用地范圍內(nèi)地下綜合管網(wǎng)圖及管線接口位置等

　　§ 竣工驗收文件：工程竣工驗收報告;工程設(shè)計總結(jié)、監(jiān)理總結(jié);質(zhì)量評審材料;環(huán)保、勞動安全衛(wèi)生、消防等竣工驗收審批文件;

　　3.是發(fā)生爭議后客觀反映證據(jù)線索的材料

　　對符合城建檔案館接受范圍的檔案材料，經(jīng)過審查、驗收環(huán)節(jié)保證了材料外觀上的整潔、完備、規(guī)范;如作為證據(jù)使用，也基本能夠滿足證據(jù)真實性、合法性、關(guān)聯(lián)性的要求;因此可以得出結(jié)論，除非有相反證據(jù)證明與事實不符外，該工程檔案在裁判中有較高的證據(jù)力，應(yīng)作為律師關(guān)注和舉證的重點。

　　例如，對現(xiàn)實中經(jīng)常發(fā)生管線錯挖的事件，工程檔案管理辦法明確給出了裁判規(guī)則，雖然該辦法的位階較低，但在裁判時卻給了我們一個參考標(biāo)準(zhǔn)及啟示。如《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》第十九條規(guī)定：“建設(shè)單位或者施工單位在施工前應(yīng)當(dāng)查閱施工地點有關(guān)地下管線、設(shè)施等隱蔽工程檔案資料。地下管線、設(shè)施等隱蔽工程的建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)及時移交齊全、準(zhǔn)確的地下管線、設(shè)施等隱蔽工程檔案資料。未移交以及未按時移交工程檔案資料，或者移交工程檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確，致使其他建設(shè)單位、施工單位因無法查閱有關(guān)檔案資料或者查閱的檔案資料內(nèi)容不準(zhǔn)確造成施工破壞地下管線、設(shè)施等隱蔽工程的，地下管線、設(shè)施等隱蔽工程的建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”。由此可見，開工在先的建設(shè)單位，其提交工程檔案完整準(zhǔn)確與否將直接關(guān)系到后續(xù)工程的建設(shè)安全，因此法律為其設(shè)定了明確的義務(wù);如果違反了規(guī)定，受損方有權(quán)向在先的建設(shè)單位主張經(jīng)濟(jì)賠償，建設(shè)單位賠償后同樣有權(quán)向本次建設(shè)的責(zé)任方進(jìn)行追償。